电子档案单套制解决方案

政策背景

    2020年3月，国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室、国家电子文件管理部际联席会议办公室联合印发《关于开展电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作的通知》（档发〔2020〕2号），在全国范围内组织开展电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作。

    试点工作致力于探索和应用先进信息技术，规范各类业务类系统电子文件自形成至电子档案永久保存或销毁全生命周期的单套归档管理，不再打印输出纸质文件，节约企业管理成本，提升信息服务能力，为企业提高管理水平、增强核心竞争力提供有力支撑。

解决方案设计

    按照国家档案局《企业电子文件归档和电子档案管理指南》及相关制度标准要求，依托先进信息技术，基于用户各类型业务系统，探索电子文件自形成至永久保存或销毁全生命周期的电子化、规范化归档管理，实现上述业务系统电子文件单套归档和电子档案单套管理，逐步形成电子文件不再打印纸质件。

基础设施优化

    充分利用用户现有信息化基础设施，以安全可控为前提对试点工作所需服务器、操作系统、数据库、网络环境等进行优化配置，使之满足未来一定时期档案数字资源管理的需要。

    一是配置服务器。配置档案系统服务器，包括应用服务器、数据库服务器、文件服务器、接口服务器、前置机；区块链系统服务器，包括应用服务器、数据库服务器、前端服务器。

    二是配置档案数字资源存储设备。配置档案数据独立存储、离线数据备份蓝光光盘库，满足电子档案大容量存储和异质备份的安全要求。

    三是完成操作系统、数据库优化。充分考虑档案系统多并发等特点，设计专项专用、可扩展的服务器应用架构，服务器操作系统全部采用开源稳定的版本，数据库采用支持动态扩展、高性能的版本，在安全、可控的前提下确保高效运行。

业务流程重组与接口建设

    试点工作按照电子文件单套归档和电子档案单套管理的业务要求，完成电子文件自形成至永久保存或销毁的业务流程重组与功能设计，实现了业务系统、档案系统、区块链系统间的接口建设。主要如下：

    一是实现全业务流程重组。系统梳理自业务系统文件办结、归档到电子档案全生命周期的业务流程，针对业务系统、档案系统、区块链系统间的交互需求，完成业务流程重构设计。

    二是完成标准接口建设。档案系统内搭建统一归档接口平台，业务系统将待归档电子文件及其元数据以件为单位按接口规范封装成归档信息包并推送至接口平台服务器指定路径，调用Web Service接口推送归档包信息；档案系统对归档信息包进行解析及真实性、完整性、可用性、安全性检测，并生成检测报告，对检测通过的归档信息包予以接收，并向业务系统发送归档状态结果；业务系统通过反馈结果可以了解归档状态及可能的归档失败原因。在业务系统和档案系统的归档文件办结、四性检测、文件接收等过程全部进行上链存证，确保归档过程中信息的真实和完整。

档案系统建设

    档案系统以档案的“收、管、存、用”业务为核心，全面落实用户制度体系中的业务流程和业务规范，按照《企业数字档案馆（室）建设指南》《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案管理系统基本功能规定》等完成系统功能建设。

    档案系统具备电子文件收集、整理、归档和电子档案存储、检索、利用、统计、鉴定、销毁、格式转换、审计、系统管理等基本功能模块。其中，“收集”提供手工登记、四性检测、接收、离线批量导入、批量挂接等功能；“整理”提供分类、划定保管期限、组件、组卷、编号、编目、关联关系建立、表格导出等功能；“归档和电子档案存储”提供长期保存封装、长期保存、介质管理等功能；“检索”提供目录检索和全文检索功能，具备精确检索、模糊检索、高级组合检索、筛选检索等多种检索方式；“利用”提供原文查阅、档案借阅、档案编研、开放设置、利用效果反馈等功能；“统计”提供按照全宗、分类、时间、利用情况等规则进行统计，并显示统计结果；“鉴定”提供档案定期鉴定功能，根据保管期限、年度等属性自动列出到期档案，提醒档案管理员进行销毁前鉴定和保管期限调整、密级调整等相关操作；“销毁”提供对需要销毁的档案进行申请、审批、删除等功能；“格式转换”提供将存入档案系统的电子文档转换为OFD格式的功能，实现档案长期保存；“审计”提供日志检索和审计功能；“系统管理”提供系统设置、用户管理、机构管理、权限管理、全宗管理等功能。

    除上述功能外，档案系统还可开发实现智能鉴定、电子全宗卷、信息上链和追溯、离线存储等功能。其中，“智能鉴定”可根据系统中预设的黑白名单，按照设定逻辑判断规则动态划定每份归档文件的保管期限。“电子全宗卷”可根据系统预设的模板，完成档案收集、档案利用、档案鉴定等过程的全宗卷自动生成和归档；“信息上链和追溯”可对电子档案的元数据、电子文件Hash等信息进行区块链存证，实现档案的全生命周期追溯；“离线存储”按照电子文件封装规范对档案进行封装，把离线档案按照全宗号、类别、年度、档号的层次设置文件夹进行存放，并使用蓝光光盘库进行离线存储。

区块链系统建设

    试点工作通过用户自建可控的区块链，打通电子文件自业务系统形成至档案系统长期保存的全部管理环节，攻克电子文件真实性校验的难点。同时，区块链系统实现以节点链入形式满足档案业务在跨单位、跨系统应用区块链交互的场景需求。

档案数字资源建设

    满足试点工作档案资源建设的需要，试点期间，需要完成业务系统电子文件归档和原档案系统数据迁移两项工作。一是完成业务系统历史电子文件的接收。二是完成历史档案数据的整理迁移。

制度标准与安全机制建设

    结合试点工作目标和实际实施需要，建立电子文件和电子档案管理的制度标准和安全机制。

    一是建立电子档案管理制度标准。

    二是建立电子档案管理安全机制。

解决方案优势

区块链技术深度赋能

    区块链技术深度赋能电子文件单套归档和电子档案单套管理，实现电子档案全生命周期溯真。

    一是完整存证电子文件全生命周期过程信息。

    二是展现电子档案管理全过程。

    三是提供验真服务，实现结果自证。

建立电子全宗卷，实现全宗卷档案归集管理智能化

    试点可根据《全宗卷规范》全面梳理全宗卷的管理关键环节，对档案收集类的档案交接文据及相关目录，档案鉴定类的档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案销毁鉴定等鉴定处置档案的目录（清册），档案利用类的档案利用申请单及相关目录纳入全宗卷构成范围，实现全宗卷在档案系统中的智能归集。

    一是实现全宗卷智能化生成。

    二是实现全宗卷独立全过程管理。