档案数字化加工，扫描

档案数字化加工

一、档案条目著录

档案数字化加工前先对实体档案进行条目著录，条目著录必须依照一定的流程和规范进行操作，以保证著录的质量。整体看来，条目著录的流程可以分为档案接收、原件整理、条目录入、质量初检、补充修改、质量复检、数据刻录、数据上报、接收检查9个工序。

具体流程示意图如下图：

说明如下：

1、档案接收：对档案及其电子/纸质的目录进行分类接收，根据需要清点到盒或件，记录每盒档案件数及页数，不出现遗漏登记或重复登记。对所接收的档案资料进行多人交叉核对、检查，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表。如果加工场地空间有限，可采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。

2、原件整理：包括档案排序、编制页码、档案拆分及标记、档案装订及归还等处理过程，要求做好档案排序校验、编码检查、防止档案缺、残、漏、损、重、页码混乱等情况发生。

3、条目录入：条目录入必须严格参照著录标准来执行，每天录入完毕，要进行至少一次全面检查，问题较多时还要重复检查。

4、质量初检：质检岗位的专业质检员要对每天录入的数据进行集中检查，逐条过目，不得遗漏。对明显的错误可以直接修改，错误较多时可以退回相关录入人员，进行修改补充。要避免漏输或错序等不必要的问题发生。

5、补充修改：对有问题的数据要及时进行修改或补正，在此过程中要避免新的问题产生。

6、质量复检：质量复检由质量主管人员负责，可以采取抽查或全面检查两种方式。

7、刻录备份：主管人员应定期将一批数据集中进行下载并刻录到光盘（或移动硬盘）进行脱机备份和保管，避免数据的意外丢失。

8、数据交付：采用光盘交付方式。数据交付时，加工方应该进行仔细检查，确认无问题后再行提交。交付光盘应根据分盘时生成的索引项打印出光盘编号与档案编号对应的光盘标签。

9、接收检查：光盘交付档案部门时，档案部门应履行交接手续，进行光盘质量的检查以及光盘影像文件的全部检查或抽查，对合格光盘数据可以接收并进行详细登记，否则退回加工单位重新处理后再接收。

10、数据入库：对脱机数据档案人员必须通过档案资源采集系统的导入接口将数据导入。

数字化加工现场：

档案数字化扫描

档案扫描加工必须依照《纸质档案数字化加工规范》的流程和规范进行操作，以保证数字化加工结果的质量。人事档案扫描要特别注意对人事档案实体的保护，尽量选择对实体人事档案破坏小的设备进行数字化。全部采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率不小于300dpi；如文字偏小、密集、清晰度较差时，将适当提高分辨率。数字图像长期保存格式采用JPEG格式。将数字图像存储为单页文件，采用档号-扫描图像序号（3位数）为唯一标识符对图像进行命名。（档号-001.jpg、档号-002.jpg、档号-999.jpg）

整体看来，数字化加工的流程可以分为档案接收、原件整理、档案扫描、图像初检、图像处理、文件合并、图像复检、分盘刻录、图像终检、数据交付、接收检查、图像挂接等工序。

具体流程示意图如下图：

说明如下：

1、档案接收：同上。

2、原件整理：同上。

3、档案扫描：扫描操作员将整理好的档案资料，根据纸张质地状况选择相应的扫描方式（平板扫描、高速扫描、不拆卷扫描）和扫描仪。不同年代、不同装订形式、不同技术要求的档案资料要采用不同型号的扫描仪和扫描工艺。

4、扫描初检：专业质检员采用自行研制的质检管理软件对扫描形成的图像进行逐盒逐件逐页的资料情况检查、清晰度检查，做好统计管理和生成返扫工作单。

5、图像处理：对不合格图像，质检员必须采用自行研制的图像处理软件进行批量自动或人工方式的加工处理。包括图像的精细处理（旋转、去污、纠斜、居中等整饰工作）、专业处理（旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像居中等）、字迹处理（局部减淡、局部加粗、去污去噪），前面保证图像质量。

6、图像复检：对处理过的图像进行二次检查，合格后转入下一工序，不合格将再次进行图像处理。

7、图像合并：按照案卷形成的规律进行多页文件的合并，使其形成一个与卷内实体文件一一对应的单个图像文件，这样挂接利用就更为方便。

8、分盘刻录：包括自动分盘打包、生成光盘索引目录和光盘卷标、光盘刻录与光盘质检，保证光盘刻录和光盘数据质量。

9、数据交付：同上。

10、接收检查：同上。

11、图像挂接：对移交的光盘数据应逐一上传并与档案管理系统中的对应条目进行挂接，建立图像文件与档案条目的对应关系，以便以后的管理和利用。

注：为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，全部采用不低于300dpi彩色模式进行扫描。为更好地匹配未来的OCR光学字符识别系统，还应提供以下两种黑白二值化扫描处理以及灰度模式扫描处理。

（一）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用不低于300dpi彩色模式或不低于400dpi黑白二值模式进行扫描。

（二）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，采用采用不低于300dpi彩色模式或不低于400dpi灰度模式扫描。

12、扫描注意事项

扫描前必需对文档进行拆除装订物，并检查文档内是否藏有干扰物（如钉书钉、碎纸等），以免产生卡纸、损坏扫描仪，务必保持文档干净送入扫描仪中；

对破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复、裱糊；

褶皱不平影响扫描质量的原件应先压平再进行扫描；

对纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）、纸质过厚、照片等采用高速扫描仪的平板扫描；

对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；

扫描完每一份文件，要对照原文仔细检查扫描是否清晰、完整；

按要求使用扫描仪、清洗，并对每次使用完扫描仪进行保洁，检查是否关闭电源；

纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。